Kantoorklachtenregeling
Artikel 1 - Begripsbepalingen
In deze Kantoorklachtenregeling (hierna: de Regeling) wordt verstaan onder: klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens de advocaat of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet; klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt; klachtenfunctionaris: de advocaat die is belast met de afhandeling van de klacht. De klachtenfunctionaris van Pluijmakers Strafrechtadvocatuur is mr. R.P.A. Kint.
Artikel 2 - Toepassingsbereik
2.1 Deze Regeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen Pluijmakers Strafrechtadvocatuur en de cliënt. 2.2 Iedere advocaat van Pluijmakers Strafrechtadvocatuur draagt zorg voor klachtafhandeling conform deze Regeling.
Artikel 3 - Doelstellingen
Deze Regeling heeft tot doel klachten binnen een redelijke termijn constructief af te handelen, de oorzaken vast te stellen, relaties te behouden en verbeteren, medewerkers cliëntgericht te laten reageren en de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren.
Artikel 4 - Informatie bij aanvang dienstverlening
4.1 Deze Regeling is openbaar gemaakt. De cliënt wordt bij het aangaan van de overeenkomst geïnformeerd dat het kantoor een kantoorklachtenregeling hanteert. 4.2 Niet opgeloste klachten kunnen worden voorgelegd aan de Deken van de Orde van Advocaten Midden-Nederland.
Artikel 5 - Interne klachtprocedure
De betrokken advocaat wordt in kennis gesteld van een klacht en tracht samen met de cliënt tot een oplossing te komen. Mr. R.P.A. Kint treedt op als klachtenfunctionaris. De klachtenfunctionaris waarborgt geheimhouding, behandelt de klacht zorgvuldig en handelt deze binnen vier weken af, of licht een afwijkende termijn schriftelijk toe. Wanneer de klacht niet naar tevredenheid wordt afgehandeld, wordt de kwestie voorgelegd aan de Geschillencommissie Advocatuur.
Artikel 6 - Geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling
6.1 De klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd nemen bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht. 6.2 De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht.
Artikel 7 - Verantwoordelijkheden
De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor tijdige afhandeling van de klacht, houdt de klager op de hoogte en houdt het klachtdossier bij. Degene over wie is geklaagd houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte over eventueel contact en een mogelijke oplossing.
Artikel 8 - Klachtregistratie
De klachtenfunctionaris registreert de klacht met daarbij het klachtonderwerp. Een klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld. Periodiek wordt verslag uitgebracht over de afhandeling en worden aanbevelingen gedaan ter voorkoming van nieuwe klachten en ter verbetering van procedures. De verslagen en aanbevelingen worden minimaal eenmaal per jaar besproken.